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RÈGLEMENT GÉNÉRAL SUR LA PROTECTION DES DONNÉES
AU SEIN DE L’ASSOCIATION VISAS LOISIRS
Charte de confidentialité de l’Association Visas Loisirs
La mise en place de cette charte correspond à la fois à une obligation législative, mais aussi au besoin de respecter la confiance que vous nous accordez. Nous tenons à préserver et garantir cette confiance. Pour cela, nous mettons tout en œuvre pour protéger et sécuriser toutes les données personnelles que vous nous partagez. Nous agissons dans l’intérêt de nos clients et nous sommes transparents concernant le traitement de vos données personnelles.
La Règlementation Générale de Protection des Données (RGPD) s’applique à toutes sortes d’informations que nous recueillons lors des inscriptions à l’un de nos séjours ou d’une demande d’informations.
La présente Charte de confidentialité est susceptible d’être modifiée selon nos moyens de collecte et selon l’évolution de la réglementation. Si vous souhaitez en savoir plus sur vos données personnelles, consultez-nous régulièrement pour connaître les dernières mises à jour. Si nous apportons des modifications à celle-ci et que ces dernières ont un impact sur vous, nous vous en informerons avant leurs mises en place.
Si vous n’êtes pas en accord avec notre Charte de confidentialité, vous devrez arrêter d’utiliser nos services. Dans le cas où vous les acceptez, vous pourrez procéder à de nouvelles inscriptions.
Quels types de données personnelles sont recueillis par l’Association Visas Loisirs?
Nous avons besoin d’informations préalables de votre part pour vous aider à réserver un séjour. C’est pourquoi nous vous demandons quelques renseignements lorsque vous utilisez nos services. Ceux-ci sont élémentaires. Voici des exemples : nom et prénom, vos coordonnées téléphoniques, postales et votre adresse de messagerie électronique, le nom des participants aux séjours, les moyens de paiement et éventuellement les coordonnées de votre CSE ou autres aides…
Dans le cadre de participants mineurs nous allons également vous demander un certain nombre d’informations confidentielles afin de pouvoir vous représenter lorsque vous ne serez pas présents durant le voyage. Ces informations peuvent être d’ordre médical mais également administratives.
L’activité des voyages pour les mineurs dépend également d’une réglementation très stricte qui nous demande notamment de contrôler le bon état de vaccination des participants. Nous vous demanderons donc de le justifier ou de l’attester afin que le participant puisse partir sur l’un de nos séjours.
Cette réglementation nous impose aussi de contrôler certains aspects de « savoir-faire » pour certaines activités. Exemple savoir nager pour participer à une activité aquatique type canyoning, surf des mers…
Enfin nous devrons notamment, pour les voyages à l’étranger, vous demandez des copies de documents type passeport ou Autorisation de Sortie du territoire (AST).
De manière générale l’ensemble de ces demandes de pièces justificatives vous sont précisées en avant-vente dans chaque fiche séjour, sur les sites internet dans un module dénommé « Conditions d’Inscriptions / Conditions Générales de Vente » et dans la brochure dans la rubrique « Documents à fournir ». Comme spécifié dans nos Conditions Générales et Particulières de vente le seul support détenant l’ensemble des informations préalable à votre achat sont archivées dans un process de stockage interne à l’association.
Nous recueillons également les données provenant de votre ordinateur, téléphone, tablette ou autre appareil que vous utilisez pour accéder à nos services. Cela inclut votre adresse IP, le navigateur que vous utilisez et vos paramètres de langue.
Lors de vos appels à nos services de réservation, nos collaborateurs sont également susceptibles de noter l’heure, le motif de votre appel et le compte rendu de cet appel.
Nous recueillons également vos informations personnelles lors d’un échange via nos formulaires de contact. (Nom, mail, téléphone). Ces coordonnées sont utilisées lors d’emailing par exemple.
Données personnelles collectées dans le cadre d’un parrainage
Vous pouvez notamment participer à notre programme de parrainage et nous transmettre le nom le prénom et l’adresse mail d’une personne tierce que nous stockerons afin de pouvoir lui proposer des remises ou des informations sur nos offres. Nous devons cependant souligner qu’il est ici de votre responsabilité de vous assurer que la ou les personnes sur lesquelles vous avez fourni des données personnelles sont au courant de ce fait et qu’elles comprennent et acceptent la façon dont l’association Visas Loisirs utilise leurs données (comme expliqué dans cette Charte de confidentialité).
Pourquoi l’association Visas Loisirs recueille et utilise vos données personnelles ?
Nous vous demandons vos informations personnelles pour une bonne raison : cela nous permet de gérer vos demandes, et de nous assurer que vous obtenez le meilleur service possible. Ces données sont utilisées :
Dans certains cas, si vous vous êtes inscrit via un réseau, un comité d’entreprise, une œuvre sociale… ces derniers accèdent à tout ou partie de vos données personnelles. Nous vous recommandons de vous rapprocher de ce tiers si vous souhaitez vous opposer au partage de vos données.
Nous utilisons également vos données personnelles pour vous contacter et vous informer de nos dernières réductions et de nos offres spéciales et d’autres produits ou services qui, selon nous, pourraient vous intéresser. Vous pouvez vous désabonner de ces communications marketing par e-mails facilement et à tout moment en nous signalant votre refus.
Communication avec vous :
Lorsque vous utilisez nos services, nous pourrons vous envoyer un questionnaire de qualité. Ces données ne sont pas publiées. Elles nous servent à améliorer la qualité des séjours que nous vous proposons.
Nous vous envoyons d’autres informations relatives à votre réservation de séjour pour que vous sachiez, par exemple, comment nous contacter en cas de besoin ou pour vous aider à préparer et à en profiter au maximum.
Vous pouvez également recevoir un certain nombre de relances automatiques dans le cas d’un dossier de voyages non soldé ou incomplet.
Motifs juridiques : enfin, dans certains cas, nous pourrions utiliser vos données personnelles pour traiter et résoudre des litiges juridiques, pour des enquêtes réglementaires ou le respect de la législation en vigueur ou pour se conformer aux demandes des autorités.
Accessoirement, le traitement de vos données pourrait être utilisé dans le cadre d’un litige entre vous et l’association.
Pour traiter vos données personnelles telles que mentionnées ci-dessus, nous nous appuyons sur les cadres juridiques suivants :
L’association Visas Loisirs s’appuie sur des bases légales de traitements nécessaires des données personnelles pour la réalisation d’un contrat, en particulier pour finaliser et gérer votre réservation de séjour. Si les données personnelles requises ne sont pas fournies, l’association ne peut pas finaliser l’inscription, ni fournir le service attendu. Nous nous appuyons notamment sur le code du tourisme, le code de l’action sociale et familiale et sur la réglementation des Accueil Collectif de Mineur.
L’association s’appuie également, le cas échéant, sur le respect des obligations légales (telles que les demandes d’application de la loi).
Lorsque la loi applicable l’exige, l’association obtiendra votre consentement préalablement au traitement de vos données personnelles aux fins de marketing direct.
Si vous souhaitez vous opposer aux traitements prévus, et qu’aucun mécanisme de désinscription n’est directement accessible, dans la mesure du possible, veuillez nous contacter.
Comment vos données sont-elles partagées avec des tiers partenaires ?
L’offre de l’association inclue plusieurs partenaires. Le but premier est de partager les données nécessaires à votre séjour avec un éventuel prestataire, constituant du voyage qui peut être le service de production de l’association ou un autre prestataire de service (transporteur, activités…). Ceci afin de finaliser votre réservation. D’autres tiers destinés à vous fournir nos services peuvent également recevoir une partie de vos données, telles que les institutions financières, les annonceurs, les autorités gouvernementales ou autres autorités. D’une manière générale nous restons votre seul interlocuteur pour la collecte de ses données. Celles que nous transférons sont uniquement liées à la réalisation de votre séjour. Aucune donnée bancaire n’est transmise à nos fournisseurs ou prestataires.
Cependant en cas de litige lié à une réservation, nous pourrions fournir les informations relatives au processus de réservation nécessaires au règlement du différend, telles qu’une copie de votre confirmation de séjour comme preuve que celle-ci a bien été effectuée.
Nous vous informons également que toutes vos données sont traitées en interne. Nous n’externalisons pas le traitement de vos réservations auprès d’un prestataire.
Prestataires de paiement et (autres) institutions financières : lorsqu’une opposition au paiement est faite pour votre réservation, soit par vous, soit par le détenteur de la carte de crédit utilisée pour faire votre réservation, il est possible que nous devions partager certaines informations de réservation avec le prestataire de service de paiement et l’institution financière concernée afin de traiter l’opposition. Cela peut aussi comprendre une copie de votre confirmation de réservation ou l’adresse IP utilisée pour faire votre réservation. Nous pouvons partager des informations avec les institutions financières concernées si nous estimons cela strictement nécessaire dans le cadre de la détection et de la prévention des fraudes.
Autorités compétentes :
Nous transmettons les données personnelles aux forces de l’ordre dans la mesure où cela est exigé par la loi ou strictement nécessaire pour la prévention, la détection ou la poursuite d’actes criminels ou de fraudes, ou si nous sommes légalement obligés de le faire. Nous pouvons être contraints de révéler davantage de données personnelles aux autorités compétentes afin de défendre nos droits ou nos établissements, ou les droits et les établissements de nos partenaires commerciaux.
Partenaires commerciaux : nous travaillons avec de nombreux partenaires commerciaux dans le cadre des séjours proposés. Ces partenaires commerciaux distribuent ou assurent la promotion des services de l’association Visas Loisirs.
Lorsque vous réservez sur le site Internet de l’un de nos partenaires commerciaux, veuillez également prendre le temps de lire leur clause de confidentialité si vous souhaitez comprendre comment ces partenaires commerciaux peuvent traiter vos données personnelles. À des fins de détection et de prévention des fraudes, et si cela est strictement nécessaire, nous pouvons également échanger des informations sur nos utilisateurs avec des partenaires commerciaux.
La transmission de données personnelles telles que décrites dans la présente Charte de Confidentialité peut inclure des transferts de données personnelles à l’étranger vers des pays dont les lois sur la protection des données ne sont pas aussi protectrices que celles des pays de l’Union européenne. Lorsque la législation européenne l’exige, nous ne transférons des données personnelles qu’à des destinataires offrant un niveau de protection des données adéquat. Dans ces situations, le cas échéant, nous prenons dans la mesure du possible des dispositions pour garantir que vos données personnelles sont toujours protégées conformément aux normes européennes.
Puis-je contrôler les informations personnelles que j’ai partagées avec l’association ?
Vous pouvez à tout moment demander à consulter vos données personnelles que nous conservons. Si vous souhaitez les examiner, veuillez envoyer un e-mail via le formulaire de contact :
Lorsque nous utilisons vos données personnelles suite à votre accord, vous avez le droit, et ce à tout moment, de le révoquer, conformément à la loi en vigueur. De plus, lors du traitement de vos données personnelles, dans un intérêt légitime ou dans l’intérêt public, vous pouvez refuser à tout moment que nous utilisions vos données personnelles sous réserve de la loi en vigueur. Nous attirons votre attention sur le fait que ce refus pourrait entraîner la suspension ou l’annulation de votre inscription.
Nous comptons sur vous pour vous assurer que vos données personnelles sont complètes, exactes et à jour. Veuillez nous informer rapidement de toute modification ou inexactitude de vos données personnelles en nous contactant.
Si vous souhaitez consulter vos données personnelles, vous pouvez nous en faire la demande par mail. C’est notamment le cas pour tous les échanges par mail que nous aurons pu avoir dans le cadre d’une inscription. Pour toute demande concernant la présente Charte de Confidentialité et l’exercice de vos droits ou si vous avez une réclamation, veuillez contacter notre Responsable de la protection des données à partir du formulaire de contact de notre site internet. Vous pouvez également contacter votre autorité locale compétente en matière de protection des données.
Si vous souhaitez vous opposer au traitement de vos données personnelles sur la base d’un intérêt légitime et qu’aucun mécanisme de désinscription n’est disponible directement, veuillez nous contacter via notre formulaire de contact.
L’Association Visas Loisirs dispose de son siège en France et l’ensemble des données que nous traitons le sont sur le sol Français. L’Association est donc responsable du traitement de vos données personnelles.
Comment l’association utilise-t-elle les réseaux sociaux ?
Les réseaux sociaux sont utilisés de différentes manières par l’association. Nous y avons recours pour promouvoir nos produits et services, ainsi que pour les mettre en avant et les améliorer.
L’association utilise également les réseaux sociaux pour vous tenir informé du déroulement des séjours. Nous sommes donc susceptibles de publier des photos et des vidéos présentant vos enfants durant leur activité. Lors de votre réservation vous avez validé nos Conditions Générales d’Inscriptions qui précisent notamment que vous nous cédez un droit sur la production et la diffusion d’images ou de vidéos concernant vos enfants. A tout moment vous pouvez vous opposez à cette diffusion en nous contactant via notre formulaire de contact.
Quelles sont les procédures de sécurité et de conservation mises en place par l’association pour protéger vos données personnelles ?
Nous suivons des procédures pour empêcher tout accès non autorisé et tout usage abusif de vos données personnelles.
Afin d’assurer la protection et la confidentialité des données personnelles qui nous sont communiquées, nous utilisons des procédures et des systèmes professionnels adéquats. Nous appliquons également des procédures de sécurité ainsi que des restrictions techniques et physiques pour limiter l’utilisation et l’accès à vos données personnelles présentes sur nos serveurs. Seul le personnel habilité est autorisé, dans le cadre de son travail, à accéder à vos données personnelles.
Nous conserverons vos données personnelles pour une durée maximale de 3 ans pour vous permettre d’utiliser nos services, de respecter les lois en vigueur, de résoudre les litiges avec toute partie et pour nous permettre d’exercer notre activité, y compris pour détecter et prévenir les fraudes ou d’autres activités illégales. Toutes les données personnelles que nous conservons seront soumises à cette Charte de Confidentialité. Si vous avez la moindre question sur une période de conservation spécifique pour certains types de données personnelles que nous traitons, veuillez nous contacter via notre formulaire de contact.
Nous conservons donc l’ensemble de vos données :
A l’issue des périodes définies ci-dessus, une fois par an, en général lors du dernier trimestre de l’année nous procédons à une purge des données prescrites à savoir :
Nous conservons cependant à viser marketing l’ensemble de vos données nous permettant de vous contacter afin de vous proposer nos nouveaux services ou des offres commerciales susceptibles de vous intéresser. Sachant que sur simple demande de votre part nous pourrions les supprimer.
Enfin nous pourrions convenir avec vous de la suppression de l’ensemble de vos données, sauf celles liées aux problématiques fiscales et comptables dès le retour du participant du séjour sous réserve que nous signions un accord de solde de tout compte et de prescription juridique.
Comment l’association gère-t-elle les données personnelles des enfants ?
Les services proposés par l’association sont essentiellement destinés aux mineurs. La réservation de tout service pour un mineur n’est autorisée qu’avec le consentement d’un tuteur légal ou d’un parent. Dans notre process de réservation nous vous demandons d’ailleurs de préciser le détenteur de l’autorité légale sur le participant si ce dernier est mineur. Si nous nous rendons compte que nous traitons les informations d’un mineur sans le consentement valide d’un parent ou d’un tuteur, nous nous réservons le droit de les supprimer.
Informations sur les cookies
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Comment sont utilisés les cookies ?
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